Gerenciar corretamente a documentação de uma empresa é uma tarefa fundamental para qualquer empreendedor. Manter registros organizados e saber por quanto tempo conservar esses documentos pode evitar complicações legais e fiscais. O prazo de guarda de documentos empresariais varia de acordo com a legislação e a natureza de cada documento.
Embora existam prazos mínimos estabelecidos por lei, é comum que empresas guardem determinados documentos por períodos mais longos. Manter registros históricos pode ser útil para a defesa em processos judiciais, negociações com investidores ou em situações de venda ou fusão da empresa. Além disso, documentos mais antigos podem ser necessários para comprovar direitos adquiridos, tanto da empresa quanto de terceiros.
A organização adequada dos documentos é tão importante quanto conhecê-los. O armazenamento físico deve ser feito em locais seguros, livres de umidade e pragas, enquanto o armazenamento digital deve seguir as melhores práticas de segurança da informação, incluindo backups regulares e sistemas de proteção contra acessos não autorizados.
Observe os prazos de alguns documentos importantes:
1. Documentos trabalhistas
Os documentos relacionados a funcionários, como contratos de trabalho, holerites, folhas de ponto e comprovantes de pagamento de salário, devem ser mantidos por pelo menos 5 anos após a rescisão do contrato de trabalho, conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). No entanto, para documentos referentes ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o prazo é de 30 anos.
2. Documentos fiscais
Os documentos fiscais, como notas fiscais, livros contábeis e demonstrativos de resultados, precisam ser mantidos por um período mínimo de 5 anos a partir do ano-calendário ao qual se referem. Este prazo é estabelecido pelo Código Tributário Nacional (CTN) e serve para permitir que a Receita Federal e outros órgãos fiscais possam realizar auditorias e fiscalizações dentro desse período.
3. Documentos contábeis
Registros contábeis, como livros-diário, livros-razão e balanços patrimoniais, devem ser guardados por, no mínimo, 5 anos, de acordo com a legislação tributária. Entretanto, o Conselho Federal de Contabilidade (CFC) recomenda que as empresas mantenham esses documentos por tempo indeterminado, já que eles comprovam a situação econômica e financeira da empresa ao longo dos anos.
4. Documentos societários
Para documentos societários, como contratos sociais, alterações contratuais, atas de reuniões e assembleias, a orientação é mantê-los permanentemente. Esses documentos são fundamentais para comprovar a estrutura, as mudanças e as decisões da empresa ao longo de sua existência.
5. Documentos relacionados a obrigações previdenciárias
Guias de recolhimento de INSS e outras contribuições previdenciárias devem ser guardadas por um prazo de 10 anos, conforme a Lei nº 8.212/1991. A comprovação do recolhimento dessas contribuições é fundamental para evitar problemas futuros com a Previdência Social.
6. Documentos relacionados a tributos federais
Para tributos como Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), PIS e Cofins, a documentação comprobatória deve ser mantida por 5 anos a contar do exercício seguinte ao pagamento ou à declaração, conforme estabelece o CTN.
7. Documentos ambientais e de saúde e segurança do trabalho
Documentos relacionados a licenças ambientais, laudos e relatórios de saúde e segurança do trabalho, devem ser guardados pelo prazo mínimo de 20 anos, especialmente aqueles que comprovam a exposição a agentes nocivos à saúde, em consonância com a legislação trabalhista e previdenciária.
