O certificado digital é a identificação eletrônica de uma pessoa ou empresa, que possibilita a assinatura de documentos digitalmente e tem o mesmo valor jurídico da assinatura feita de próprio punho no papel, porém sem reconhecimento de firma em cartório.
O certificado digital pode ser aplicado para:
- Assinar e enviar documentos digitais com assinatura eletrônica;
- Enviar declarações e obrigações acessórias;
- Realizar transações bancárias;
- Emitir passaportes e carteiras de habilitação;
- Criar procurações eletrônicas;
- Assinar NF-e, escriturações contábeis e fiscais;
- Enviar declarações de Imposto de Renda à Receita Federal;
- Enviar informações da empresa pelo sistema e-Social e SPED;
- Fazer login em ambientes restritos como o Portal e-CAC da Receita Federal.
Toda empresa que emite nota fiscal eletrônica é obrigada a ter um certificado digital, incluindo as empresas do Simples Nacional com mais de um empregado. Apenas o MEI (Microempreendedor Individual) está desobrigado, mas pode optar voluntariamente pelo documento.
O certificado poderá ser exigido de microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP) nas seguintes situações:
- Recolhimento do FGTS, entrega da GFIP e envio de informações trabalhistas pelo e-Social;
- Emissão de documentos fiscais eletrônicos;
- Prestação de informações relativas ao ICMS;
- Prestação de informações à Receita Federal.
Existem vários tipos de certificados digitais e cada um é aplicado em um caso específico. Eles são emitidos por uma Autoridade Certificadora.
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